Réceptionniste / Receptionist

Brandt est actuellement à la recherche d'une Réceptionniste pour sa succursale de Baie-Comeau Construction & Foresterie.

Ce poste est responsable des tâches générales de bureau et du soutien aux différents service de la succursale.

Fonctions et responsabilités

• Répondre aux demandes de renseignements des clients, candidats et autres parties par téléphone, par courriel et en personne
• Diriger toutes les demandes de renseignements vers les personnes, les divisions ou les services appropriés de l’organisation
• Taper des formulaires, des lettres, des rapports et des notes de service au besoin
• Recevoir et distribuer toutes les formes de correspondance papier
• Au besoin, aider à la compilation des données pour divers rapports
• Coordonner les aspects logistiques de différents départements, comme les réunions, les conférences, les ateliers, les projets spéciaux et les événements
• Organiser et réserver des réunions dans des salles de conférence interne et hors site; s’assurer que l’équipement de présentation approprié est présent
• En tant que travailleur de première ligne, présenter une image positive et professionnelle de l’organisation à tous les visiteurs, fournisseurs, demandes de renseignements et autres interactions
• Informer le personnel et/ou les clients au sujet des activités spéciales
• Administrer et gérer le courrier entrant/sortant, y compris les envois prioritaires, les colis, les services de messageries et d’autres types de correspondance
• Maintenir la réception de façon ordonnée et présentable
• S’assurer que les fournitures de bureau nécessaires sont en inventaire et obtenues au meilleur prix possible
• Coordonner les combinaisons des employés avec le fournisseur de choix
• D’autres tâches peuvent être assignées

Compétences requises

• Connaissance pratique de Microsoft Office
• Solides compétences organisationnelles requises
• Solide connaissance des procédures générales du bureau concernant l’approvisionnement, les préparatifs de voyage, la gestion budgétaire, etc.
• Capacité de rédiger des correspondances, y compris des notes de service, des lettres, etc.
• Compétences mathématiques générales
• Capacité d’appliquer ses connaissances pour exécuter des instructions sous forme écrite, verbale ou schématique
• Capacité à maintenir des systèmes de classement et des bases de données de base
• Excellentes compétences d’analyse et de résolution de problèmes
• Compétences méticuleuses en matière de tenue de dossiers
• Bonnes manières au téléphone et excellentes compétences relationnelles
• Solides compétences de communication écrite et verbale avec tous les niveaux de l’organisation

Expérience requise

• Expérience du travail sur une console multi-lignes considérée comme un atout
• Diplôme d’études secondaires, ou combinaison acceptable d’études et d’expérience
• De deux à quatre ans d’expérience de travail direct à titre de réceptionniste souhaitable

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Brandt is currently seeking a Receptionist for our Baie-Comeau Construction & Forestry location.

This position is responsible for general office duties and departmental assistance.

Duties and Responsibilities

• Respond to telephone, e-mail, and in-person inquiries from clients, candidates, and other parties
• Refer all inquiries to the appropriate individuals, divisions, or departments across the organization
• Type forms, letters, reports, and memos as necessary
• Receive and distribute all forms of paper correspondence
• Where necessary, assist in the compilation of data for various reports
• Coordinate the logistical aspects of departmental programs, such as meetings, seminars, workshops, special projects, and events
• Arrange and book meetings in boardrooms, off-site conference halls, and other locations; ensure the appropriate presentation equipment is there
• As a front-line worker, present a positive and professional image of the organization to all visitors, suppliers, inquiries, and other interactions
• Provide information to staff and/or clients about special activities
• Administer and manage inbound/outbound mail, including priority post, packages, courier services, and other correspondence
• Maintain the reception in a tidy and presentable manner
• Ensure the necessary office supplies are stocked and obtained at the best possible price
• Coordinate employee coveralls with the vendor of choice
• Other duties as assigned

Required Skills

• Must have working knowledge of Microsoft Office
• Strong organizational skills are required
• Strong knowledge of general office procedures involving procurement, travel arrangements, budget management, etc.
• Able to write simple correspondence, including memos, letters, etc
• General mathematical skills
• Ability to apply understanding to carry out instructions in written, verbal, or diagram form
• Able to maintain filing systems and basic databases
• Excellent analytical and problem solving skills
• Meticulous records maintenance skills
• Superior telephone manners and strong interpersonal skills
• Strong written and verbal skills to communicate with all levels of the organization

Required Experience

• Experience working on a multi-line switchboard is considered an asset
• High school diploma or GED, or an acceptable combination of education and experience
• 2-4 years of direct work experience in a receptionist capacity preferred

 #LI-onsite

Compétences requises

• Must have working knowledge of Microsoft Office
• Strong organizational skills are required
• Strong knowledge of general office procedures involving procurement, travel arrangements, budget management, etc.
• Able to write simple correspondence, including memos, letters, etc
• General mathematical skills
• Ability to apply understanding to carry out instructions in written, verbal, or diagram form
• Able to maintain filing systems and basic databases
• Excellent analytical and problem solving skills
• Meticulous records maintenance skills
• Superior telephone manners and strong interpersonal skills
• Strong written and verbal skills to communicate with all levels of the organization and its executive team

Expérience requise

• Experience working on a multi-line switchboard is considered an asset
• High school diploma or GED, or an acceptable combination of education and experience
• 2-4 years of direct work experience in a receptionist capacity preferred