Brandt est actuellement à la recherche d'un(e) réceptionniste bilingue pour son site de Chicoutimi Construction et Foresterie.

Ce poste est responsable des tâches générales de bureau et du soutien aux différents service de la succursale.

Fonctions et responsabilités

• Répondre aux demandes de renseignements des clients, candidats et autres parties par téléphone, par courriel et en personne
• Diriger toutes les demandes de renseignements vers les personnes, les divisions ou les services appropriés de l’organisation
• Taper des formulaires, des lettres, des rapports et des notes de service au besoin
• Recevoir et distribuer toutes les formes de correspondance papier
• Au besoin, aider à la compilation des données pour divers rapports
• Coordonner les aspects logistiques de différents départements, comme les réunions, les conférences, les ateliers, les projets spéciaux et les événements
• Organiser et réserver des réunions dans des salles de conférence interne et hors site; s’assurer que l’équipement de présentation approprié est présent
• En tant que travailleur de première ligne, présenter une image positive et professionnelle de l’organisation à tous les visiteurs, fournisseurs, demandes de renseignements et autres interactions
• Informer le personnel et/ou les clients au sujet des activités spéciales
• Administrer et gérer le courrier entrant/sortant, y compris les envois prioritaires, les colis, les services de messageries et d’autres types de correspondance
• Maintenir la réception de façon ordonnée et présentable
• S’assurer que les fournitures de bureau nécessaires sont en inventaire et obtenues au meilleur prix possible
• Coordonner les combinaisons des employés avec le fournisseur de choix
• D’autres tâches peuvent être assignées

Compétences requises

• Connaissance pratique de Microsoft Office
• Solides compétences organisationnelles requises
• Solide connaissance des procédures générales du bureau concernant l’approvisionnement, les préparatifs de voyage, la gestion budgétaire, etc.
• Capacité de rédiger des correspondances, y compris des notes de service, des lettres, etc.
• Compétences mathématiques générales
• Capacité d’appliquer ses connaissances pour exécuter des instructions sous forme écrite, verbale ou schématique
• Capacité à maintenir des systèmes de classement et des bases de données de base
• Excellentes compétences d’analyse et de résolution de problèmes
• Compétences méticuleuses en matière de tenue de dossiers
• Bonnes manières au téléphone et excellentes compétences relationnelles
• Solides compétences de communication écrite et verbale avec tous les niveaux de l’organisation

Expérience requise

• Expérience du travail sur une console multi-lignes considérée comme un atout
• Diplôme d’études secondaires, ou combinaison acceptable d’études et d’expérience
• De deux à quatre ans d’expérience de travail direct à titre de réceptionniste souhaitable
• Bilingue

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Brandt is currently seeking a bilingual Receptionist for our Chicoutimi Construction & Forestry location.

This position is responsible for general office duties and departmental assistance.

Duties and Responsibilities

• Respond to telephone, e-mail, and in-person inquiries from clients, candidates, and other parties
• Refer all inquiries to the appropriate individuals, divisions, or departments across the organization
• Type forms, letters, reports, and memos as necessary
• Receive and distribute all forms of paper correspondence
• Where necessary, assist in the compilation of data for various reports
• Coordinate the logistical aspects of departmental programs, such as meetings, seminars, workshops, special projects, and events
• Arrange and book meetings in boardrooms, off-site conference halls, and other locations; ensure the appropriate presentation equipment is there
• As a front-line worker, present a positive and professional image of the organization to all visitors, suppliers, inquiries, and other interactions
• Provide information to staff and/or clients about special activities
• Administer and manage inbound/outbound mail, including priority post, packages, courier services, and other correspondence
• Maintain the reception in a tidy and presentable manner
• Ensure the necessary office supplies are stocked and obtained at the best possible price
• Coordinate employee coveralls with the vendor of choice
• Other duties as assigned

Required Skills

• Must have working knowledge of Microsoft Office
• Strong organizational skills are required
• Strong knowledge of general office procedures involving procurement, travel arrangements, budget management, etc.
• Able to write simple correspondence, including memos, letters, etc
• General mathematical skills
• Ability to apply understanding to carry out instructions in written, verbal, or diagram form
• Able to maintain filing systems and basic databases
• Excellent analytical and problem solving skills
• Meticulous records maintenance skills
• Superior telephone manners and strong interpersonal skills
• Strong written and verbal skills to communicate with all levels of the organization

Required Experience

• Experience working on a multi-line switchboard is considered an asset
• High school diploma or GED, or an acceptable combination of education and experience
• 2-4 years of direct work experience in a receptionist capacity preferred
• Bilingual

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